Prosedur Penyimpanan Arsip

Spread the love
  1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.
  2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
  3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.
  4. Menyimpan surat ke dalam map (folder). Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.
  5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.

Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip sebagai berikut :

  1. Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)
  2. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
  3. Sistem Nomor (Numeric Filing System)
  4. Sistem Wilayah (Geographic Filing System )
  5. Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System)

REFERENSI

Amsyah Zulkifli. 2003. Manajemen kearsipan. Gramedia Pustaka Utama

Dra. Suparjati, dkk. Tata Usaha & Kearsipan Administrasi Perkantoran:

Sattar. Manajemen Kearsipan. budi utama

Bigssmart

im smart with you dayat

Mungkin Anda juga menyukai

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.