Pemilihan Peralatan Kearsipan

Spread the love
Pemilihan Peralatan Kearsipan
1. BENTUK ALAMI ARSIP YANG AKAN DISIMPAN
Berupa lempengkah? Lembaran kertaskah? Buku kah?
2. UKURAN ARSIP
Bagaimana ukuran arsipnya? Besarkah? kecilkah?
3. JUMLAH ARSIP
Jumlah arsip yang akan disimpan banyak atau sedikit ?
4. BERAT ARSIP
Bagaimanakah jika arsip yang akan disimpan memiliki bobot yang berat? Bagaimana pula
jika bobot arsipnya ringan?
5. NILAI ARSIP
Apakah arsip yang disimpan memiliki nilai vital? Bagaimana jika arsipnya bernilai biasa?
6. FREKUENSI PENGGUNAAN
Apakah arsip seringkali dipakai? Atau justru jarang?
7. LAMA PENYIMPANAN ARSIP
Apakah arsip disimpan dalam jangka waktu yang lama (min 10 tahun)? Atau hanya
setahun? Bagaimana jika hanya tiga bulan?
8. BESAR RUANGAN
Bagaimana jika ruang arsipnya kecil ? Bagaimana pula jika ruangannya besar?
9. KEMUNGKINAN PERLUASAN
Bagaimana tingkat kemungkinan terjadinya perluasan organisasi? Bagaimanakah
perubahan (perluasan/penyederhanaan) ini harus disikapi?
10. TIPE PENYIMPANAN
Bagaimana penyimpanan dirancang? tegak? Miring?
11. LETAK TEMPAT PENYIMPANAN
Di lantai 1 atau 2??
12. TINGKAT PERLINDUNGAN TERHADAP ARSIP
Amankah dari gangguan rayap dan jamur? Udara?  Bahaya Api? Bahaya air?
13. PROSEDUR PENGGUNAAN PERALATAN KERSIPAN DENGAN TEPAT SESUAI
  1. TATA CARA PENYIMPANAN ARSIP
a. Horizontal Filing (Flat Filing)
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam alamari arsip (disusun secara mendatar/ horizontal dari bawah ke atas).
b. Vertikal Filing
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/ map arsip kemudian diletakkan berdiri/ tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/ map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang.
c. Lateral Filling
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan.
PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP
  1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.
  2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
  3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.
  4. Menyimpan surat ke dalam map (folder). Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.
  5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.
Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip sebagai berikut :
  1. Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)
  2. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
  3. Sistem Nomor (Numeric Filing System)
  4. Sistem Wilayah (Geographic Filing System )
  5. Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System)
REFERENSI
Amsyah Zulkifli. 2003. Manajemen kearsipan. Gramedia Pustaka Utama
Dra. Suparjati, dkk. Tata Usaha & Kearsipan Administrasi Perkantoran:
Sattar. Manajemen Kearsipan. budi utama

Bigssmart

im smart with you dayat

Mungkin Anda juga menyukai

12 Respon

  1. fgghslito berkata:

    pharmacy orlando https://canadaonlinepharmacyhtik.com/ – 24 hour pharmacy express scripts pharmacy 24 hour pharmacy 24 hr pharmacy

  2. I love your blog.. very nice colors & theme. Did you create this website yourself or did you hire someone to do it for you?
    Plz answer back as I’m looking to design my own blog
    and would like to find out where u got this from.
    kudos

  3. Hi there Dear, are you actually visiting this website daily, if so then you will absolutely get fastidious know-how.

  4. Pretty! This was an incredibly wonderful post. Thanks for
    providing these details.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.